notionの活用方法を取り上げて第1回の前回はnotionの始め方からページの作り方までご紹介しました！
前回までで基本的な使い方はわかったと思いますので、第2回となる今回はデータベースについて解説していこうと思います。
第1回はこちらからどうぞ
こんな方におすすめ
- notionを有効的に使ってみたい
- データベースの使い方を知りたい
- 新しいメモやタスク管理アプリを探している
Contents
データベースとは？
notionにおけるデータベースとは、情報の検索を容易にし蓄積していっても簡単に取り出せるような機能です。
メモのように情報を蓄積させていくだけでは必要な時に「どこに保存されてるっけ？」と取り出すことが難しくなっていくので、このデータベース機能によりあらゆる切り口で情報を検索することができるようになります。
難しく書きましたが、複雑なことをしなくても誰でも簡単に目的に応じたデータベースが作成できるので実際に見ていきましょう。
データベースは6種類あります
notionのデータベースは全部で6種類のビューを設定することができますので1つずつ解説していきます。
1｜Table（テーブル）
テーブルはこのようにエクセルに近い形で情報をまとめることができます。
テストとして少し情報を入れてみました。
日付やタグなども作成できるので、ソートをかけたり並び替えすることもできます。
個人的にはチェックボックスを簡単に入れることができるのがありがたいです。
2｜Board（ボード）
先程のテーブルで入力した情報をタグや日付ごとにカンバン型式に並べることができるのがボードです。
タグを「タスク」「進行中」「完了」などとすれば簡単なタスク管理ができますね。
3｜List（リスト）
リストはシンプルな一覧表示です。
タグや日付など表示させていますが、ここも何を表示させて何を表示させないかは選択することができます。
4｜Calendar（カレンダー）
カレンダーはその名の通りカレンダー上で情報を見ることができます。
スケジュール帳のような使い方ができそうなビューですね。
5｜Gallery（ギャラリー）
ギャラリーは情報の中にある画像データをサムネイルのように出してくれるビューです。
読んだ本などを表紙の写真付きでデータベースに入れておくと表紙から探すこともできるので便利です。
画像として並んでいるとキレイな感じもありますね。
6｜Timeline（タイムライン）
タイムラインはガントチャートのようなビューでタスクごとに期間を表示することができます。
仕事のスケジュール管理を行うのに適していそうです。
データベースの作成方法
データベースの種類がわかったところで次は実際に作成してみましょう！
まずは新しくページを追加します。
そうすると下の方にデータベースとあるのでそこから好きなデータベースの種類を選んでいただければ作成することができます。
すでに作成してあるページの中にデータベースを作成したい場合は、ブロックの先頭にある「＋」を押すとメニューの中から選択することができます。
選択すると、どこからデータベースを作成するか聞かれるので新規作成を押していただければ大丈夫です。
これでデータベースの作成は完了ですので、まとめたい情報に合わせてタグや日付などをカスタマイズしてみてください！
ページの作り方がわからない、ブロックとは？と思った方は前回の記事を見てみてください。
ちょっとだけ応用
さらに少しだけ使える機能を応用編ということで紹介します。
1｜ビューを変えたい or 増やしたい
テーブルで作成したけど、ギャラリーでも情報を見れるようにしたいというときもありますよね。
1つのデータベースで複数のビューを設定できるのでその方法を解説します。
やり方は簡単で、下の赤枠にあるビューを追加ボタンを押すと好きなビューを追加することができます。
一度追加してからは自由にビューを変更できるので設定しておくと良さそうですね。
2｜ページの中にデータベースのリンクを貼る
ページに複数データベースを作成することも可能ですが、その中に別のページで作成したデータベースを貼り付けたいという場合に便利なのがリンクを貼るという機能です。
リンクを貼るとデータベースのURLが表示されるわけではなく、データベースそのものが表示されるのでいちいち別の場所に確認に行くという手間を省くことができます。
さらに便利なのが、リンク上のデータベースに編集を加えると元のデータベースにも編集した内容が反映されるので、1つのデータベースを複数のページで使用する場合に最適です。
この機能を使用したタスク管理方法をYouTubeで紹介しているスワンさんという方がいるので、一度動画を見ていただくとわかりやすいと思います。
スワンさんの紹介しているタスク管理方法は私も使用させていただいており、非常に使いやすいのでおすすめです。
まとめ
第2回ではデータベースについて解説させていただきました。
最初は私も情報の蓄積だけで使用していましたが、タスク管理なども使用してみて、かなり使いやすさを実感しています。
データベース機能を駆使すると、より情報の整理をしやすくなっていくとおもいますので、ぜひみなさん試してみてください！
次回は私のデータベースの使い方をいくつかご紹介したいと思います！
それではまた。
