【notionを活用してみよう#009】繰り返しの作業に便利！テンプレートの作り方！

みなさんnotion使いこなせていますか？

notionに様々なデータを入力していると、毎週の予定表や毎日の日記など、毎日もしくは毎週のように繰り返し同じ様式を使用するデータベースが出てきますよね。

毎回その書式に設定して、もしくは前回のページをコピーして、、、などの動作で複製していませんか？

実は一発で同じページを作る方法があるんです！

そこで今回は繰り返し同じページを作るときに便利なテンプレートの作り方についてご紹介していこうと思います。

前回のデータベースについてはこちらからどうぞ

第1回についてはこちらからどうぞ

テンプレートは2種類あります

まずは繰り返しの作業の時に使えるテンプレートの種類を見て行きましょう。

テンプレートは大きく下の2種類あります。

• データベーステンプレート
• テンプレートボタン

それぞれ具体的に見て行きましょう。

1｜データベーステンプレート

データベーステンプレートとは、データベースそのものをテンプレート化し、同じ仕様のデータベースを複製することができます。

同じページを毎日、毎週作成するようなデータベースに向いています。

2｜テンプレートボタン

テンプレートボタンとは、何回も使用するボックスを登録し、ボタン一つで複製することができるものです。

注意として、このテンプレートボタンは設定したページ内でのみしか使用することができません。

3｜テンプレートって前も紹介してなかった？

第6回の記事でもテンプレートについてご紹介しておりました。

前回ご紹介したテンプレートはネットに存在するnotionのページのフォーマットをダウンロードし、使用するというものでした。

今回は自分で何回も使用するデータベースやブロックをフォーマット化し、ボタン一つで複製する方法をご紹介していきます。

第6回テンプレートの使い方についてはこちらもどうぞ！

テンプレートの作成方法

さて、テンプレートの種類や特徴も理解したところで、それぞれのテンプレートの設定を一緒に行っていきましょう。

1｜データベーステンプレートの作り方

まずはテンプレートにするデータベースを作成しましょう。

今回は毎日の日記をテンプレートに設定していきたいと思います。

データベースの作成方法はこちらもどうぞ！

新しいページを作成したらデータベースの作成を選択して下さい。

今回はとりあえずテーブルで作成していきます。

新規データベースを作成したら、日記に必要な情報を入力します。

僕の場合は毎日の日記にしたいので、日付や1日の評価、どんな1日だったかパッとわかるタイトルなどを入力できるようプロパティを追加していきます。

続いて、データベース右上のメニューから「新規テンプレート」を選択しましょう。

そうするとテンプレートを作成する画面になるので、テンプレートにしたい情報をどんどん入力していきましょう。

僕はできるだけ毎日トレーニングもしたいので、習慣化するためにチェックボックスでトラッカーにしてみました。

テンプレートの入力ができたら戻るボタンで戻れば完成です。

さて、では早速作成したテンプレートを使用してみましょう。

データベース右上のメニューを開くと先ほど作成した「日記」のテンプレートがあるのがわかります。

こちらを選択すると、先ほど作成した内容がパッと出てくればうまく作成できています。

ちなみに、テンプレートを編集したり削除したい時はテンプレート右のメニューから編集することができます。

2｜テンプレートボタンの作り方

テンプレートボタンの作成ではToDoを作成していこうと思います。

まずは、ブロックの先頭にある「＋」を選択し、一番下までスクロールすると「テンプレートボタン」という項目があります。

「テンプレートボタン」を選択するとボタンの名称、ボタンを押した時にどんなブロックを追加するかを選ぶことができます。

初期設定では自動でToDoが設定されているので、今回はそのまま使用していきます。

設定が終わったら右上の「閉じる」を選択すれば完成です。

「新規ToDoを追加する」というボタンが追加されてのがわかると思います。

これを試しに押してみるとToDoのチェックボックスが追加されます。

テンプレートの活用例

テンプレートを使用すると時短にな理想なものをいくつかピックアップしてみました。

• チェックボックスを使用したToDoリストの作成
• データベースを利用した毎日の日記の作成
• データベースを利用した議事録の作成

他にも便利な活用をしているという方は是非コメントなどで教えていただけるとありがたいです！

まとめ

今回はnotionの繰り返しの作業で便利なテンプレートの作り方をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。

テンプレートを作成して使いこなすことで、大幅な時短にもつながるのでぜひ試してみてください！

次回はnotionの拡張性を上げるindifyについてご紹介します。

それではまた。