【効率化】Notionでタスク管理を行う方法！ToDoアプリが合わなかった人必見！

今回は、僕が効率化を意識してNotionでタスク管理を行うようになった理由を解説していこうと思います。

僕は今までiPhone純正のToDoアプリやTickTickなど、様々なToDoアプリを使用してきましたが、どれも長くは使うことができませんでした。

その要因として下のようなことがあります。

多くのToDoアプリだとその日にやるべきことは明確に見やすいのですが、次の日にやるべきことや今週やるべきことはわざわざ画面を変えて見に行かなければ表示されないことが多いと思います。

僕は性格上、今週中くらいのタスクは把握しながら日々の業務を調整していきたいので、ぱっと見で1日分しか見れないToDo管理は肌に合いませんでした。

かといって、手書きでスケジュール帳などに管理しようとすると、それはそれで手書きの手間がかかるので断念した過去もあります。

理想は、スケジュール帳に1週間分のタスクを1ページに収まるように書き入れ、それを自由に編集ができるタスク管理アプリなのですが、ついにこれができるアプリを見つけることができました。

それがNotionを使用したタスク管理術です。

自由度の高いNotionでスワンさんの公開しているテンプレートを用いたタスク管理術が見事にハマり、1年ほど継続して仕事をしております。

スワンさんのテンプレートを用いてタスク管理をするようになってから、「これ明日までだった！」ということや「完全に忘れてた！」といったことが無くなったので、周囲からの信頼も高まることはもちろん、慌ててやることが減るので効率化にも繋がりました。

この記事を読むと、Notionを使用したタスク管理のメリットデメリットがわかり、効率的に仕事をこなせるようになります。

それではどうぞ！

Notionの活用方法についてはこちらもどうぞ！

Notionこそタスク管理に最適な理由

まずはNotionがタスク管理に向いていると思う理由から解説していきたいと思います。

理由は3つあり、順番に解説していきます。

自由度の高さ

一つ目の理由は、なんと言ってもNotionの自由度の高さです！

Notionほど自由さのあるアプリは数少なく、自分の使いやすいようにレイアウトを組むことが可能です。

エクセルのようなテーブルビューなどもあり、既存のToDoアプリが合わずに悩んでいる方は、Notionを使えば自分の使いやすいタスク管理がサクッと作れるのではないかと思います。

様々なデバイスからアクセス可能

二つ目の理由は、iPhoneやPC、iPadなど様々なデバイスからアクセスできるという点です。

電車の中ではiPhoneから、家でくつろぎながらiPadから、会社ではPCからと、使用している全てのデバイスからアクセスできるので、タスクを忘れる前にNotionに入力することが可能です。

僕は仕事中は常にタスク管理のページを開いていて、タスクが発生したらすぐに入力できるようにしています。

タスク管理だけでなく、データベースとしても活用できる

三つ目の理由はNotionはタスク管理アプリではなく、ノートやメモなど様々な情報を整理できるアプリとして開発されているので、必要なデータベースもNotionで作成することが可能という点です。

これの何が便利かというと、ノートはノート系のアプリ、タスク管理はToDo系のアプリと使い分けていたものが、全てNotionにまとめられるので、アプリを複数開かなくてもよくなります。

アプリが多いと、これは何のアプリで管理しているんだっけ？となってしまうので、できるだけシンプルに管理できるようにしたいですね。

僕の仕事では常に10数件プロジェクトが動いているのが通常なので、それをデータベース化してプロジェクト毎にどういう状況か、次に何をするべきかをわかりやすくしています。

タスク管理が苦手だと感じている要因

僕と同じように既存のToDoアプリだと、タスク管理が苦手という方も多いのではないでしょうか。

僕が苦手に感じていたポイントは下の通りです。

苦手だと感じる理由がはっきりしたところで、その解決策であるNotionでのタスク管理術について、次の章で詳しく解説します。

その日にやるべきことしか見えない

ToDoアプリが合わなかった一番の理由は、その日のタスクしか確認できなかったことです。

できても次の日までの分しかひと目で把握できないという点が一番使いにくさを感じていました。

タスクには、①その日に絶対やらなければならないこと、②1週間くらいの間にやればいいこと、③1ヶ月の中でできればいいこと、というレベル分けがあると思っており、1日分のタスクしか見えないと毎日①しか把握できないのです。

そうすると1日の中で少し空き時間できたから②や③に該当するタスクをやろうと思っても、すぐに確認することができずに効率的ではありませんでした。

そのため、1週間単位でタスクを1ページでまとめて見れるようなToDo管理アプリが欲しいなと思っていました。

子タスクの管理がしにくい or できない

ToDoアプリでも子タスクの管理はできるものが多いですが、操作性が悪いなと感じることが多い印象です。

親タスクにはすぐにアクセスできるのに、その中を覗かないと子タスクが分からないという仕様の物が多い気がします。

中期的にどんなタスクが溜まっているのか把握しにくい

最初に述べた理由と近いのですが、1週間単位でタスクを管理していきたいので、中期的にどんなタスクがあるのかを把握できていないと、やらなければならない日までに終わらなかったり、締め切りギリギリに急いでやることになってしまいます。

その日までのタスクが多いと、常に作業に追われることになってしまい、効率的にできなくなってしまうのがすごく嫌でした。

常に追われていると精神衛生的にも良くないですしね！

長期的なタスクはもっと把握しにくい

1ヶ月の中でできればいい長期的タスクについても同様に管理が難しいです。

ToDoアプリだと、どこかの日にやろうと思って入力しても、その日を忘れてしまって後からこんな忙しい日に入ってる！ということになってしまっていました。

そのため長期的タスクもある程度、把握しながら毎日少しずつタスクを調整していきたいなと感じていたところで、辿り着いたのがスワンさんのNotionテンプレートです！！

僕が辿り着いたNotionを使用したタスク管理術

僕がNotionにハマるきっかけとなったと言っても過言ではない、スワンさんのNotionテンプレートですが、YouTubeでたまたま視聴した動画がきっかけでした。

スワンさんのNotionテンプレート

スワンさんのNotionテンプレートの構成は主に①その日にやるべきこと（短期的タスク）、②1週間でやればいいこと（中期的タスク）、③1ヶ月以内にできればいいこと（長期的タスク）が1画面で確認できるようになっています。

これぞまさに僕が求めていた形式です！！

使い方は、週の初めに1週間のタスクをとりあえず書き出し、いつ何をやるかをボリュームや1週間の予定を見ながら振り分けていきます。

Notionはブロックをドラッグ＆ドロップで簡単に移動できるので、曜日の移動も簡単にできます。

毎日最初に決めた通りに、タスクをこなせればいいですが、急な予定が入ってきてしまったりと、なかなかその通りに進むことは少ないと思います。

そういった時でも、簡単にタスクを移動することができるので、調整が簡単にできるという利点があります。

詳しい使い方はスワンさんのYouTubeをご覧ください。

自分の使いやすいようにアップデート

このままでも十分使いやすいですが、僕はここにメモを残せるようにアップデートして使用しています。

このタスク管理画面は常に開いているので、何かメモを取りたくなったときは少しスクロールすればメモを取れるようにしています。

ここにはタスクの中でもさらに細かいメモや、思いついたこと、すぐにやれば終わるものなど、雑多に記入して終わり次第すぐに表示されないようにしています。

Notionでのタスク管理を1年使ってみて

このタスク管理方法を使い始めてから、タスクを忘れることやギリギリに焦って作業することが劇的に減りました！

1週間の予定を常に表示させていられるので、画面をいちいち変える必要もなく、作業効率も以前より格段に上がった感じがあります。

これにより、タスクを忘れずに余裕を持って完了させられることから、周囲の方からの信頼度が上がりました！

また、締め切りギリギリに作業することも減ったので、精神的にもかなり余裕を持って毎日過ごすことができています。

まとめ

今回は様々なToDo管理アプリが合わなかった僕がNotionでタスク管理を行う理由を解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。

副業もしていると効率的にこなしていかないと時間がいくらあっても足りなくなってしまうので、これからも効率化できるようにアップデートを重ねていきたいと思います。

それではまた。